Durante varios años, España ha puesto entre sus objetivos a mediano plazo la digitalización de ciertos procedimientos fiscales; esto, para aumentar la seguridad y reducir el riesgo de fraude. Como parte del plan, en 2015 estableció que las operaciones relacionadas con la Administración Pública que excedieran los 5,000 euros debían proceder con facturación electrónica.

Para entonces, la implementación se limitó a dichas condiciones, pero el gobierno no ha descartado la posibilidad de generalizarla. Ya hemos visto varias medidas de su parte para apoyar la transformación digital de las pequeñas y medianas empresas, por ejemplo. Y es que la facturación electrónica debe cumplir con ciertos parámetros para tener validez frente a los reguladores. Aquí explicamos todo al respecto.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es, básicamente, la digitalización de las facturas que emiten las empresas y autónomos por la venta de productos y/o servicios. La estructura de este documento se mantiene, en conformidad con los requerimientos legales; por lo que lo único que se cambia es la vía por la que se emite y almacena. En lugar de un papel guardado en carpetas, resultará en un archivo digitalizado.

Todas las facturas, sean físicas o electrónicas, deben ser legibles y mostrar contenido íntegro (es decir, que no ha sido modificado). Además, deben reflejar claramente la autenticidad de su origen, esto es, la identidad de quien la expide. Esto podía cumplirse cuando se emitían en papel, pero ha quedado en evidencia que la facturación electrónica es más eficiente en ello. Ambos aspectos se pueden garantizar por esta vía.

Tipos de facturas electrónicas

A propósito de ello, conviene hablar de los tipos de facturas que puede generar la facturación electrónica: en formato estructurado y en formato no estructurado. Ambas cumplen la misma función de dejar constancia de una operación de compraventa y otorgar derechos a las partes implicadas. También están adaptadas para compartirse por vías electrónicas, pero hay que saber diferenciarlas.

Facturas en formato estructurado

El formato estructurado probablemente coincida con la imagen que suele crearse el público cuando le hablan de facturación electrónica. Se refiere a las facturas que pueden generar automáticamente los sistemas informáticos de facturación del emisor. Estas también pueden ser tramitadas de manera automatizada por los sistemas informáticos contables y de pago de quien las recibe.

Facturas en formato no estructurado

Por su parte, el formato no estructurado se refiere a las que deben procesarse para poder ser introducidas en el sistema informático del receptor; a diferencia de la facturación electrónica anterior, en estos casos, el proceso no suele estar automatizado y amerita cierto tipo de intervención manual. El ejemplo más ilustrativo lo constituyen las facturas emitidas en papel que se escanean para generar ficheros en formato PDF.

¿Qué objetivos persigue la facturación electrónica?

Como indicamos al principio, la facturación electrónica es de carácter obligatorio para por varias razones. Una de ellas, claro está, es la necesidad de estimular la transformación digital entre las empresas que aún no han empezado a trabajar su marca digital; esta acción, generalizada, también estimularía el mercado español promoviendo su evolución y sofisticación.

La Ley Crea y Crece aprobada a fines del año pasado por el Consejo de Ministros reconoce la facturación electrónica generalizada como uno de sus objetivos. También es parte del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, que busca fomentar la creación de empresas en España y su expansión. Junto a ello, funcionaría como un recurso más contundente para reclamos de morosidad, que ameritan evidencia.

Sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica

Es importante destacar que la facturación electrónica no es obligatoria para todas las actividades económicas del país. Su introducción años atrás fue apenas un primer paso para la digitalización de los negocios, con aras de expandirla pronto a otros sectores. Y aunque el proceso ha tomado más tiempo del que se tenía previsto, el plan sigue en pie y se acoge en la regulación ya mencionada.

Hasta ahora, el artículo 12 de la ley establece que todas las empresas y autónomos “deben expedir y remitir las facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”. Para su cumplimiento, se han designado fases basadas en el tamaño de las empresas. En la primera, entran las grandes empresas con facturación anual mayor a 8 millones de euros; en la segunda, el resto de las empresas.

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